Pengajuan Visa Jepang gaya baru

Jepang.

Negara ini sudah lama menjadi incaran saya dan suami untuk dijelajahi bersama. Kalau saya pribadi sih, khususnya mengincar Osaka (karena ada Harry Potter di USJ) dan Kyoto (untuk ngerasain sisi klasiknya Jepang, imho). Akhirnya di tahun ini kami memutuskan untuk menekatkan diri liburan ke 2 kota di Jepang tersebut.

Visa.

Mau travelling tapi persoalan urus mengurus dokumen perjalanan yang satu ini memang kadang bikin kita nervous duluan. Masalahnya, persyaratan yang harus dipenuhi lumayan banyak, dan kita berspekulasi soal diterima atau ditolaknya permohonan kita. Yang nggak kalah bikin deg-degan adalah bahwa nggak ada indikator pasti apa yang bisa menyebabkan permohonan visa kita ditolak. Kan sedih kalau sudah pesan tiket pesawat, penginapan, nyusun itinerary, plus riset transportasi tapi traveling harus gagal atau tertunda arena visa ditolak :(

Meskipun ada opsi refund atau reschedule, tapi tetap sedih yakannn... 

Memang untuk pemegang e-passport Indonesia, kita bisa bebas visa ke Jepang. Eh, nggak bebas-bebas amat sih sebenarnya, karena kita masih perlu mengurus visa waiver. Beberapa kali baca artikel di web juga ada yang ditolak masuk Jepang meski sudah berbekal visa waiver ini.

Berhubung saya masih pemegang passpor klasik (halahh...) jadilah harus mengurus permohonan visa masuk Jepang. Berbekal pengalaman mengurus visa Amerika dulu, saya sudah membayangkan bakal antre dari pagi di kedutaan. Eh tapi ternyata, mulai 15 September 2017, pengurusan visa Jepang dilakukan di VFS Global di Lotte Shopping Avenue, tepatnya di lantai 4, sebelah XXI.

Menurut saya, mengurus di VFS ini lebih nyaman dan efisien dibandingkan di kelurahan kedutaan ya. Terutama karena sistem mereka yang memungkinkan kita membuat janji dulu mau datang jam berapa, jadi nggak perlu antre dari pagi. Pastikan saja dokumen kalian lengkap dan sesuai, dijamin pengurusannya mudah banget sehingga nggak perlu bantuan travel agent.

Dokumen.

Nah, apa saja sih yang harus dipersiapkan untuk mengurus visa Jepang ini? Persyaratan lengkapnya bisa dilihat di situs Kedutaan Jepang, sesuai dengan keperluan kalian. Karena saya dan suami mengurus untuk keperluan wisata atas biaya sendiri, kami mengacu pada halaman ini. 

Tapi dokumen yang saya bawa waktu mengurus visa Jepang agak sedikit berbeda, yaitu:

1. Paspor. Perhatikan masa berlaku ya, jangan kurang dari 6 bulan sebelum tanggal kedatangan dan harus lebih dari 2 halaman kosong.
2. Formulir permohonan yang didownload dari situs kedutaan Jepang. Masing-masing pemohon mengisi 1 formulir, begitu juga dengan anak tapi nanti ditandatangani orang tuanya. Lengkapi Formulir ini dengan pas foto terbaru ukuran 4,5 x 4,5 cm berlatar putih, dominan wajah tapi tampak bahu juga sedikit. Kalau tukang foto bilang sih 80% wajah kalau nggak salah.
3. Foto kopi KTP masing-masing pemohon. Ingat ya, harus difoto kopi di kertas A4, bukan seukuran KTP, dengan kedua sisi KTP di halaman yang sama.
4. Bukti pemesanan tiket penerbangan pergi dan pulang. Saya print e-ticket.
5. Itinerary dengan tabel yang juga didownload dari situs kedutaan. Nanti dibahas di artikel terpisah ya, khusus itinerary ini :)
6. Foto kopi Kartu Keluarga.
7. Rekening koran 3 bulan terakhir. Saya print mutasi rekening dari ebanking untuk rekening saya dan suami. Oiya, kalau print dari mutasi Bank Mandiri, pastikan kalian juga memfoto kopi halaman depan buku rekeningnya ya, karena di mutasi nggak ada nama kalian sebagai pemilik rekening.
8. Surat dari kantor suami. Ini untuk menerangkan bahwa ybs bekerja di kantor tersebut dan akan kembali ke Indonesia seusai liburan. Kalau mau contoh suratnya, silakan hubungi saya ya.
9. Print out bukti pemesanan penginapan dari AirBnb.

Setelah semua dokumen lengkap, buka situs VFS untuk membuat janji temu di sini. Nanti ada form yang harus diisi berupa nama dan nomor paspor pemohon, jadi siapkan paspor ya. Setelah itu, nanti ada konfirmasi yang dikirim lewat email. Waktu itu saya print konfirmasi ini.

Tanpa buat janji temu pun bisa langsung datang ke VFS, tapi nomor antrean akan diutamakan bagi yang sudah membuat janji.

Di hari yang dijanjikan, siapkan dan periksa lagi semua dokumen kalian, pastikan lengkap dan disusun sesuai urutan, ya. Waktu itu saya membuat janji di jam 11.30 dan jam 11.00 saya sudah sampai di VFS dan kata petugas baru boleh masuk 15 menit sebelum waktu perjanjian. Setelah menunggu 15 menit, saya pun melewati security check dan meminta nomor antrean dengan menunjukkan form janji temu yang sudah diprint.

Kalau di kedutaan (waktu ke kedutaan AS dulu), kita diharuskan menitipkan tas dan hanya boleh membawa dokumen pengajuan visa. Nah, waktu mau masuk ke ruangan VFS, pak security mengingatkan saya bahwa di dalam tidak boleh mengambil foto dan menerima telepon. Siplah.

Masuk ke dalam, sepiii... Di sana ada meja-meja pelayanan dan kursi untuk menunggu, dan konternya juga terpisah antara pengajuan perorangan dan agen. Baru duduk sebentar, nomor antrean saya dipanggil. Malah sebenarnya saya nggak ngeh kalau sudah dipanggil, sampai diberi tahu pak satpam. Oiya, panggilan nomor antreannya dalam bahasa Inggris, lho. Mungkin karena itu juga saya jadi nggak ngeh kalau sudah nomor saya.

Maju ke meja pelayanan, mbaknya langsung menyapa dan meminta dokumen saya dengan sangat ramah. Dia cek sebentar lalu bertanya soal print out mutasi rekening dari ebanking mandiri. Karena di mutasi itu tidak ada keterangan nama pemegang rekening, saya diminta foto kopi buku tabungan. Untung saya bawa. Tapi hanya punya saya :( buku tabungan pak suami nggak saya bawa. Jadi menurut si mbak, mutasi rekening saya saja yang dilampirkan. Yah, dalam hati saya, mengurangi nominal saldo deh, huhuhu... Semoga nggak masalah deh. (Di situ ada pelayanan untuk foto kopi, print, bahkan foto kalau kalian belum sempat foto untuk visanya.) 

Lalu, mbaknya menginformasikan bahwa persetujuan visa sepenuhnya tergantung pada kedutaan dan biasanya perlu waktu 4 hari kerja. Karena saya mengajukan hari Rabu, mbaknya bilang hari Selasa nanti paspor saya bisa diambil. Nah, mbaknya bertanya apakah nanti paspornya mau diambil atau dikirim kurir. Karena saya punya bayi dan agak rempong kalau balik lagi, saya pilih jasa kurir. Kalian akan dikenakan biaya 50 ribu per paspor kalau mau pakai jasa kurir dan perlu waktu 2-7 hari kerja untuk prosesnya. Setelah mengisi data untuk kurir, dokumen saya dimasukkan dalam map besar dan diminta untuk diproses ke kasir. Biayanya sila lihat di sini ya.

Oiya, pastikan kalian ingat nomor antrean yang tadi ya, karena nanti di kasir dipanggil lagi dengan nomor antrean yang sama. Karena saya nggak tahum saya jadi balik lagi ke mbak yang tadi untuk nanya nomor antrean saya. Untung mbaknya baik 😁

Habis bayar, selesai deh. Gampang banget. Keseluruhan prosesnya nggak sampai 10 menit kalau semua dokumennya sudah rapi dan lengkap. FYI, untuk pembayaran hanya terima cash. Tapi kalau kalian gak bawa cash, bisa ambil di depan VFS global ada ATM Mandiri.

Tinggal deg-degan deh nungguin hasilnya. Daaann... setelah menunggu dan menungguuu, di hari Selasa, saya dapat email bahwa visa sudah jadi dan sudah diserahkan ke kurir. Hari Rabu, kurirnya datang...

Alhamdulillah disetujui

Japan, Insyaallah kami datang segera ya ^^.
(Ditulis pada tanggal 1 Februari 2018)